事務職の種類と仕事内容を解説!給料の違いやおすすめの種類も紹介

事務職は幅広い年代から人気の職種です。種類も豊富で一般事務や営業事務、貿易事務など仕事内容を把握するだけでも大変苦労しますよね。そこで【5種類の事務を経験した筆者】が分かりやすく解説いたします。

事務の仕事は、会社にとって必要不可欠な部署のため求人も多いですが競争も激しいです。資格必須や、未経験可など採用で求められる条件も様々あります。

そこで本記事では、最短で自分にあった仕事を見つけるためのポイントを、分かりやすくまとめてあるので最後までご覧ください。

では、事務職の基本的な業務から確認していきましょう!

事務職の仕事内容とは

事務の役割は、社内で円滑に業務が遂行できるようサポートをしていきます。そこで日々行う基本の共通業務を紹介します。

資料作成

依頼された内容を基に、Excel、Word、PowerPoint等を使用し文書や、図面、表を挿入しながら作成していきます。会社によって、専用フォーマットを使用する場合もあります。完成した資料は、データまたは紙面にしてまとめておきます。

ファイリング

資料や作成された文書、雑誌や新聞等を、いつ誰が見ても分かるようファイルごとに分類しタグを付け整理をします。必要に応じて保管期限が過ぎたものは破棄をし、専用の台帳に記録が必要な案件もあります。ファイリングの際、タイトルを自筆で書かずテプラなどを使用する事が多いです。

データ入力

部署によって扱うデータは様々で、お客様情報や売上管理、在庫管理、勤怠管理などがありパソコンへ入力し管理をしていきます。会社によって専用端末があり既存のフォーマットへ入力していく事が多いです。日々のデータを基に、月末処理を行うため慎重な対応が必要です。

受電・メール送受信・来客対応

お客様や取引先から入電の際、担当者へ取次をします。来客時は会議室へ案内し、お茶を出します。終わったら室内の整理整頓をしておきましょう。メールは常に受信を確認し対応をしていきます。特に電話やメールは顔が見えない分、丁寧な言葉使いや、文面の作成を心がけることが大切です。

社内の備品管理

コピー用紙や封筒切手、筆記用具や室内の照明など、普段使用する備品が不足しないよう前もって注文し準備をしておきます。備品が到着するまでに、数日かかる場合もあるため確認が必要です。注文方法は会社によりますが、アスクルなどがよく使用されます。

郵便物整理

郵便物を仕分けし担当者ごとに届け、依頼があれば荷物の発送手配もします。発送には、普通郵便のほか速達、国際郵便、クール便などがあり運送会社の指定用紙に記入が必要です。会社によって、荷物の秤があるので確認しルールに従って手配をしていきます。

部屋、社用車の予約

来客または会議で使用するための部屋や社用車を予約します。会社によって手書きの台帳や予約専門端末があるため利用します。使用のキャンセルが発生した場合、必ずその処理をしないと必要な人が使えなくなるため忘れずに行います。

コピー

担当者から資料のコピーを頼まれることがあります。場合によって印刷部数が多いときは、コピー後にミスプリントが紛れていないか確認が必要です。白紙や、紙の破れが生じる場合があるため時間に余裕をもって慎重に行います。

事務職の種類と仕事内容

事務職といっても、種類によって業務内容や求められるスキルは様々です。自分にはどんな仕事内容があうかな…とイメージしながら確認していきましょう。

一般事務

主に資料作成、ファイリング、電話メール応対、来客応対、備品管理、郵便物整理等が基本業務になります。

所属部署で幅広く仕事を依頼されることが多く、納期も様々なため周りの人と相談しながら優先順位を決める必要があります。急な体調不良でお休みをしても困らないよう、データは共有のファイルに保存し誰でも閲覧できるよう工夫をします。書類のチェック作業も多いため、正確かつ丁寧に作業を行うことが得意な人におすすめです。

営業事務

営業事務は営業さんとコミュニケーションを図り、業務のサポートをしていきます。資料作成、ファイリング、電話メール応対、郵便物整理等を基本業務とし、請求書作成や見積書作成、在庫管理、売上管理、納期管理、イベントのサポート、カタログ送付等があります。

売上やインセンティブは営業成績に直結するため慎重に処理をします。また、外出中の営業さんやお客様からの問合せが多く入るため、臨機応変に業務を進めていける人におすすめです。

総務事務

ファイリング、来客応対、電話メール応対、備品発注、郵便物仕分け発送が基本業務になります

総務は、会社全体の作業を円滑に進めていけるよう社内環境を整える部署になります。そのため防災管理や施設管理、株主総会や社員旅行の手続き、冠婚葬祭のお知らせや入社式の企画準備、福利厚生の手続きなども行います。各部との連携も多く同時進行で作業を進めることが多いため、コミュニケーションを常にとり優先順位を決め取り組む必要があります。

経理事務

主にファイリング、書類作成、電話メール応対、郵便物仕分け発送等が基本業務になります。その他、経理はお金の動きを管理する部署なため日々の入出金管理、各部の経費精算、帳簿作成、伝票の仕分け整理、年次、月次決算の処理を行います。

特に決算時など繁忙期決算時などは、締め切りがある中でお金を扱うため正確にかつスピーディーな処理が求められます。日頃から効率の良い作業を意識し、すばり計算が得意な人に向いている仕事です。

人事事務

来客応対、電話メール応対、備品管理、郵便発送、書類作成、ファイリング等が基本業務になります

その他、人事部は労務管理(入社や退職手続き、社会保険や税金、給与支払い手続き)や採用業務、新入社員の教育育成の企画運営にも携わります。また、個人情報を目にする機会が多いため慎重に対応できる人が求められます。社内外問わず人とのコミュニケーションを取ることが多いため、話好きでスケジュール管理が得意な人におすすめです。

法務事務

法務部は、社内からの法律に関する問合せ対応や知的財産、特許の管理、コンプライアンスの対応や紛争対応を担う部署になります。

そこで主に、書類作成(各種契約書作成や不備の確認、改編作業など)や、電話応対、来客応対、議事録作成などを行います。法律が変わるたび改編作業が必要なため、正しい情報を集め丁寧にコツコツと作業する必要があります。また契約書締結前の書類チェック時は、確認のため他部署との連携が多いです。

秘書、受付事務

秘書は、役員や上司が本来の仕事に集中できるようサポートをする仕事です。スケジュール管理や外出先でのサポート、電話メール応対、来客応対、書類作成が主な内容です。フットワークが軽く臨機応変に対応することが得意な人におすすめします

受付は、企業全体のサポートをする仕事です。受付のみに特化した業務になります。来客応対、電話応対が主な内容です。特に人と接する機会が多いため、コミュニケーションが好きな人におすすめです。

貿易事務

輸出入を扱う会社の事務になります。来客応対、電話メール応対、請求書、見積書作成、データ入力、資料作成に加え、納期調整、伝票整理、出荷在庫管理、貿易書類の作成、輸送手配、通関手配などがあります

特に取引先が海外の場合、時差や文化の違いを考慮し業務を進めるため、臨機応変にコツコツと作業をおこなう必要があります。特殊な事務スキルであり、定年まで長く勤める人が多いです。英語が得意でコミュニケーションが苦にならない人に向いている仕事です。

医療事務

来院された患者さんの受付対応、会計業務、レセプト業務(診療報酬明細書作成)、クラーク業務(カルテ整理、データ準備、入退院手続き等)が主な仕事内容です。特にレセプト業務は、細かい数字の計算があるため慎重かつスピーディーに行う必要があります。

また専門用語が多いため、最初は覚えるのに大変ですが慣れると自分のペースで作業をしていけます。計算が得意で、どんなときも冷静にテキパキと対応できる人におすすめです。

介護事務

介護施設での受付電話応対、レセプト(介護給付費明細書作成)がメイン業務となります。レセプト作成は、パソコンで行うため基本的なパソコンスキルがあると作業がスムーズに進みます。

その他、スタッフのサポート、備品補充や建物管理を行います。人手が足りない時は、現場のサポートに携わることもあるためフットワークの軽さを求められます。幅広い職種の人と接するので、話をする事が好きで介護に興味がある人におすすめです。

学校事務

学生、保護者に対しての窓口対応、願書の受付、各種証明書の発行手続き、職員の勤怠管理、給与計算、施設や備品管理等があります。その他、学校行事がある際は(入卒業式、体育祭、入試、オープンキャンパス等)準備や不足備品の発注にも携わります。

行事月は、多忙になるため計画的に仕事を進める必要があります。学校には長期休暇(夏休み、冬休み)がありますが、仕事は通常通り出勤をします。子供が好きで、教育に興味がある人におすすめです。

事務職の種類によって給料に違いはある?

正社員、派遣社員、パート等の働き方にもよりますが、事務職の種類によって給与の違いがあります

例えば人事事務や経理事務は、社会保険や給料、税金などを扱い特殊な知識も必要なため、他の事務職に比べて給料も高くなる傾向があります。おおよそ平均年収が一般事務や医療事務に比べ100万程の差があります。まずは、一般事務で経験を積み、専門的な資格を取得後、人事や経理事務へステップアップする人も多いです。

会社によっては交通費や駐車場代について、自己負担で月々1000~10000円以上かかる場合があります。入社前に確認しておきましょう。

未経験からでもできる!再就職におすすめの事務職

未経験からでもチャレンジしていける事務職はあります。資格や実務経験の有無が問われず、一年を通して比較的求人の多い事務3選をご紹介します 。

医療事務

医療事務では、受付業務やロビーの案内、クラーク業務(医者や看護師のサポート)など、経験不問や仕事のブランクがある場合でも年間を通じて募集が多い傾向にあります。

短時間勤務もあり、病院によって休日休暇がカレンダー通りに取ることも可能です。慣れてくれば自分のペースで少しずつ業務を進められるため、おススメです。

コールセンター

コールセンター(事務)では、電話にて商品に対する顧客からの問合せ対応、それに伴う資料送付など未経験からでも始めていけるお仕事です。時短勤務もあり家庭との両立にもおすすめです。

「電話は、ちょっと…」と敬遠される人もいますが、顔が見えない分、コミュニケーションスキルが上がります。若い世代は電話が苦手な人が多いため、電話でコミュニケーションをするスキルはどこの職場でも重宝されます!

介護事務

介護事務は、受付対応、電話応対、スタッフのサポート、レセプト(介護給付費明細書作成)など未経験やブランクがある人でも正社員を目指すことが可能です。会社によっては介護事務資格の取得後、それにかかった費用を負担してくれる場合もあります。

人生100年といわれるご時世で、介護は時代の変化に強い業界のためおすすめです。

事務職に未経験で再就職するのは難しい?受かるためのコツを紹介!

事務職に求められるスキル

事務職でスムーズにかつ効率的に働く上で、やはり最低限の準備が必要です。そこで、あると喜ばれるスキル4選をご紹介します。

パソコンの基本操作

目安として必要なレベルは、エクセル初級(表の作成や入力、印刷設定や四則演算など)、ワード初級(データ入力、書式設定、印刷設定、文字装飾など)、パワーポイント初級(スライド作成、文字画像の装飾、エクセルワードのデータ配置など)、メール送受信(メールの確認、送信)です。その他タイピングは、少し手元を見ながらでいいので両手で打てるレベルが望ましいです。

コミュニケーション力

業務を円滑に進めるうえで必須のスキルがコミュニケーションです。

例えば仕事中、分からないことがあれば確認することで防げるミスが多々あります。雑談で聞いた情報があったため先回りして業務を進められたなど、仕事にも大いに役立つ技術です。焦らず人間関係を構築し、コミュニケーション力を磨いていきたいところです。

資格取得

基本のスキルは学んでおくほうが入社後、効率的に仕事を進めていけます。例えば一般事務なら「MOS検定」、医療事務は「医療事務技能審査試験」、介護事務なら「介護事務資格」など、短期間で実務経験がなくとも学ぶことができます。

勉強方法は、スクールによって通学以外に通信教育やオンライン授業など生活サイクルに合ったものを選べます。給与面でも有資格者の方が高い傾向にあるためおすすめです。

セルフメンタルマネジメント

会社ではたくさんの人と関わる機会が多いため、時には苦手な人や不得意なことにも出会います。その際、自身のメンタル(心)管理が大切になってきます。いつでも心身共に健康で、長くお仕事を続けていくためにメンタルマネジメントは欠かせない技術です。

深く学びたい人は、メンタルヘルスマネジメント検定3がおすすめです。ストレスへの対処法などを学ぶことができます。

事務に向いている人と不向きな人の違いとは?活かせる経験も紹介!

まとめ

いかがでしたでしょうか?事務職の種類によって仕事の内容や給料、求められるスキルも違うことが分かりました。

一見ハードルが高そうなイメージのある事務職ですが、仕事の内容によって未経験や無資格からチャレンジしていけるのも魅力です。業務をスムーズかつ効率的に進めていけるよう、最低限、身につけておいた方が良いスキル4選からまず取り組んでみて下さい。

また、普段の生活リズムや体調面と相談し自分に合った働き方を見つけていきましょう。

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ヒトシア編集部

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