事務職に未経験で再就職するのは難しい?受かるためのコツを紹介!

「事務の仕事に興味はあるけど…未経験で大丈夫?」そんな漠然とした不安が大きいほど、なかなか一歩が踏みだせないですよね。

そこで【販売から 未経験の事務職へ転職し5社以上の事務経験をもつ筆者】が分かりやすく解説します。本記事では、未経験から事務職で働くために必要なスキルやコツをまとめてありますので、ぜひ最後までご覧ください。

未経験でも事務職で働ける?

結論として、未経験から事務で働くことは可能です。簡単なパソコン操作ができればさらに選択も広がります。

では、未経験ならではの疑問を確認していきましょう。

資格がなくても大丈夫?

資格がなくても、基本的なExcel・Word・メール送受信の操作ができれば特に問題ありません。しかし、自身が保持しているパソコンレベルを口頭で説明し伝えるより、資格がある方が人事担当者には分かりやすく印象に残りやすいです。

また、学ぶことでスキルチェックができ自身の不足部分が明確になるため今後のステップアップにも役立ちます。

パソコンできないけど大丈夫?

事務職は、パソコン操作の可否を必ず問われます。会社によって期待されるパソコンレベルは様々であり、例えばスピードが求められる営業事務はブラインドタッチが望ましいです。また受付事務など、簡単な操作が出来ればよい職場もあります。

未経験で事務を希望するのであれば、いまから基本的なパソコン操作は学んでおきましょう。

長時間のパソコン使用は疲れない?

業務中は、集中し画面を見ており取りわけ目や肩が疲れやすくなります。こまめにストレッチをし、休憩時間には外で散歩をするなどリフレッシュタイムがとても大切です。からだを動かすことで頭もすっきりし仕事も能率よくすすめられます。

また、個人差はありますが目の疲労に役立つブルーライトカット眼鏡もオススメです。

物覚えが悪くなってきたので心配…

仕事を教える側も人間のため、何度も同じことを聞かれるのは忙しい時ほどつらいです。自身も心苦しいですよね…。

例えば、小さなノートを常にポケットに入れておいて大事なことは控えておく。分からなければそれを見て作業を進めたり、自分の机にわかるよう付箋を貼ったりしてお仕事をしましょう。

事務職の採用で有利になる資格

事務の面接時、履歴書に記載があると企業に喜ばれる資格はいくつかあります。どの職場も即戦力を求めているため基本的な知識を得ていることはアピールポイントになります。

MOSスペシャリスト資格

MOS 資格を取得しておくと、基本的なパソコンのスキルがあると判断され事務職全般でアピールポイントになります。また資格を学ぶことで自身のスキルチェックができ、漠然とした不安ではなく課題を明確にできるため、スキルアップもしやすくなります

MOS 試験は毎月1〜2回実施され、インターネットで申し込みも可能です。学べる科目も多岐にわたりますが、まずはワード、エクセル、パワーポイントの一般レベルから学ぶことをお勧めします。

勉強期間は、パソコンが苦手な初心者の場合おおよそ3~4カ月程で習得できます。本などで独学も可能ですが、不安な方はスクールで勉強することもできます。

医療事務技能審査試験(メディカルクラークR)

医療事務の求人は年間を通してありますが、医療施設によって資格の有無が収入面に影響することもあります。また未経験でも、有資格者であれば基本的な知識があるとみなされ、就職にも有利に働きます。

資格取得は独学も可能ですが、通信講座も多いため自身の生活サイクルにあった学習方法を選びましょう。学習期間は通信講座の場合、初心者で約3~6カ月程で習得できます。

また現在、雇用保険を受給している求職者であれば地域によりますが、ハローワークの職業訓練コースで医療事務を良心的な費用で学べます。就職支援もあるため未経験には心強いですね。

日商簿記2級

事務職でも、簿記資格があるとさらに就職先の幅が広がります。どこの部署も、月末に表計算を使って数字の動きを取りまとめるなど、簿記の基本的なスキルを身につけておくと作業も進めやすくなります。

また特殊な知識のため、あらゆる企業で重宝され長く事務のお仕事をしていきたい方にはオススメです。独学や通信講座でも学べ、勉強期間は初心者で約6~8カ月程で取得できます。

事務職に必要なスキル

事務と言っても会社の環境や規模、仕事内容など多種多様です。そこで、すべての業務に共通する、知っておきたい基本スキル5選を紹介します!

コミュニケーションスキル

業務を円滑に進めるためコミュニケーションスキルは必須です。とくに事務職は社内外を問わず、人と接する機会が多い部署であり、メールや電話など顔が見えない人とのやりとりもあるためビジネスマナーも必須です。

毎日繰返し、工夫をしていくなかでコミュニケーションスキルは身に付いていきます。まずは焦らず良好な関係を周囲と築いていきましょう。

パソコンスキル

ずばりパソコンスキルは必須です!ただ難しく考える必要はありません。

会社には、専門端末があり作業の7割〜8割程は既存のフォーマットに入力をしていきます。そのため最初から計算式を入れ、表の作成をするなどの業務はそれほど多くありません。

ただし仕事の効率化を図るため、基本的なExcel(表の作成や入力、印刷設定や四則演算など)、Word(書式設定、印刷設定、文字装飾など)、メール送受信(メールの確認、作成、送信)の使い方は学んでおきましょう。

マルチタスクスキル

事務の仕事は、並行して行う業務が多いです。なかでも素早い処理を必要とするものや、期限付きなど突然スピードを要する作業が舞込むこともあります。

そのため、優先順位をつけながらマルチタスクに対応できる柔軟性があると、なお望ましいです。例えば、ルーティーン作業を普段から明確にしておき、突発的な業務が入った際、すぐに適切な判断ができるよう整理しておくことが大切です。

守秘義務の遵守

事務職は、とくに会社の経理情報や個人情報などを目にする機会が多くあります。労働契約上、業務での秘密を保持する義務が私達にはあるため、注意深く取扱う必要があります。

なかでも個人でSNSから手軽に情報を発信できる現在、何気なく投稿した内容が大きな問題に発展することもあります。会社で得た情報は、軽い気持ちで他言せず遵守しましょう。

セルフメンタルスキル

お仕事をする以上、ストレスはつきものです。しかし、心身ともに健康をたもち長くお仕事を続けていく上で無理は禁物です。

そこで、自らのストレスに気づきケアをする事も技術の1つです。しっかり身につけておきましょう。ストレスへの対処法を具体的かつ実践的に学べるメンタルヘルスマネジメント検定3がオススメです。本を読むだけでも役に立ちますよ!

 

Q:慣れるまでにどれくらいかかる?仕事を覚えるのに時間がかかっても平気?

A:人によりますが、大体3ヶ月〜半年ぐらいで自分のペースが掴めてくると思います。

最初は焦らず正確に業務を覚え進めていくことが必要です。初めて聞く言葉や処理が多いため、内容が結びつかず意味が分からないかもしれませんが、あまり記憶することだけに拘らず、メモや後から見て分かるよう工夫するとスムーズです。

仕事が終わる10分前から、必要であればメモを残しながら明日やる業務の準備をしておくと、次の日、出社する前にそのメモを確認することで当日の作業がラクに進められます。

 

未経験から事務職への転職を成功させるコツ

最短で、転職を成功させるにはいくつかポイントがあります。これを参考に就職活動をすすめていきましょう。

条件を緩和する

最初に自身が求める条件を書き出し、優先順位をつけます。次に、どうしても譲れない部分がどこかを把握しておきましょう。

お仕事を探すうえで、前職に関連した事務職を選ぶのもひとつの手です。例えば、前職が洋服販売員であれば服飾を扱う会社の事務などです。さらに就職活動のモチベーションを保つためには、条件にこだわりすぎず、「自分を必要してくれる場所で働こう」と視野をひろく持つことが転職を成功させるコツです。

パート勤務から慣れてみる

まずは正社員より、まかされる業務の範囲が狭いパート社員から作業に携わるほうが現実的です。はじめての職場は思いのほか、覚えることが多く目の前のことで精一杯になり業務の全体像がなかなかつかめません。ですので、一つ一つステップアップが可能なパート勤務はオススメです。

Q:正社員は難しくても、パートでは働ける?
A:パートの方が採用枠は広いです。未経験の事務で応募するのであれば、まずパートで実績を作ることをお勧めします。いずれ正社員で勤務をしたい希望がある場合、例えば職安で過去にパートから正社員に移行した実績がある会社かを確認しておくのも良いです。

派遣などで短期から働き始める

期間限定の求人や3ヶ月毎の更新など短期から始めやすいのが派遣の仕事です。

また、派遣会社では未経験者が戸惑わないよう様々なサービスを設けています。例えば、派遣登録時、スキルチェックをするため現時点のパソコンレベルが分かり具体的に学習を進めれます。

面接時は、派遣会社の担当者が同行するためとても心強いですよ。採用後は、なにか仕事上でトラブルがあった際、相談にものってもらえます。

紹介予定派遣を狙う

紹介予定派遣はとてもおすすめです。派遣と同様、面接時は派遣会社の担当者が同行します。前もって会社の雰囲気や具体的な役割が分かるため、安心感もあります。

また派遣との大きな違いは、双方の合意があれば定められた期間後、その企業で直接雇用となり継続して働けます。最初は派遣社員として勤務し、正社員となるのでミスマッチを防ぎ心理的負担が少ないです。

応募書類で差をつける

書類選考を行う上で、応募書類の出来栄えが人事担当者へのアピールに大きく影響します。たくさんある応募者の中から、見やすく美しい書面はとくに目を引きます。

履歴書、職務経歴書、挨拶文の計3部をパソコンで作成し折らずにA4のクリアファイルへはさみ、A4封筒で送ります。とくに職務経歴書は職歴が多いと書類が増えますが、出来れば1〜2枚に収めることが望ましいです。

面接時でのアピール方法

面接は、スーツを着用し清潔感のある身だしなみを心がけましょう。面接の最後に、担当者から「何か質問や聞いておきたいことはありませんか?」とよく聞かれます。その際、「ありません」では多数の応募者がいるなかで印象に残りづらいです。そこで、質問を1つでも良いので準備しておくことをオススメします。

 

Q:求人に年齢制限は書いてないけど、実際は何歳まで採用してもらえる?自分の年齢も採用してもらえる範囲内なの?

A:求人票をよく見ると、企業が求めている年齢のヒントが読み取れます。例えば、「女性活躍中」とあれば女性を必要としている。「50代活躍中」とあれば、50代を求めている可能性が高いです。

求人票は、ひとつの媒体だけを見るのではなく、例えば職安と Indeedなど複数見ていくと同じ会社が同じ求人を出していることが多く、載せる媒体によって求人条件が詳しく載っていることがあるため総合的に見て求めているものを読み取る必要があります。

 

未経験でも受かりやすいおすすめ事務職

教育環境が整っており、未経験でも採用されやすい職場がいくつかあります。その中からオススメ3選ご紹介します。

介護事務

高齢化がすすみ、ますます人手が必要な介護は今後も求人が増加傾向にあります。年間を通じ未経験者の採用も多くみられ、介護施設も増えているため自宅近辺で職場を選ぶなど地域によっては通いやすさが魅力にもなります。

また、事務知識を一度覚えてしまえば、病院で医療事務として働きたい場合、その経験がとても有利になります。

 

Q:業界の知識がなくても平気?

A:業界の知識はなくて大丈夫だと思います。むしろない方が素直に作業内容を吸収していけるので覚えるのも早いと思います。

 

医療事務

未経験や無資格でも採用枠がひろく、年間を通して求人が多くみられるのは医療事務です。特に有資格者は給与面で優遇されるなど、ここで身につけた知識は介護業界でもしっかり活かせます。

そのため、お仕事を長く続けたい人にはオススメの事務職です。最初は、業務中の専門用語に戸惑いますが慣れてくれば自分のペースで作業を行えますよ。

コールセンター

未経験から始めやすく、ここで身につけたスキルはどこの企業へいっても重宝されます。電話に対し苦手意識をもつ人が多いなか、この経験は転職する際アピールポイントになります。

また会社にもよりますが、電話応対がメイン業務のため服装が自由な場合や、社員登用枠を設けている企業など多くみられるのが特徴です。まずはここから事務経験を積むのもひとつの手です。

未経験だと採用されにくい事務職は?

専門知識が必要であったり若年層から人気が高い事務職の場合は、未経験だと採用されにくいケースが出てきます。では詳しく見ていきましょう。

経理事務

経理事務は、経理知識があり即戦力になる人材を求めている企業が多いため、未経験の無資格では採用されにくいのが現状です。経理を希望であれば、面接前に基本的な知識を身に付けておきましょう。

さらに有資格者であれば、未経験でも就職に繋がりやすくスキルへの信頼を生みます。また日商簿記2級は企業への大きなアピールになるためオススメです!

貿易事務

貿易事務は輸出入を扱う部署で、聞き慣れない専門用語が多く、業務内容も特殊なため即戦力を求める企業にとって未経験者にはハードルが高い印象です。貿易事務が希望であれば、まずは派遣やパート勤務をしながらスキルアップをしていくことが望ましいです。

また会社にもよりますが、語学を必要とする部署もあるため積極的に準備をすることが求められます。

一般事務

全ての世代から人気なのが一般事務です。年間を通して募集はありますが、応募人数も多く競争が激しいです。一般事務を希望であれば、例えば若年層が敬遠しがちな職種(コールセンターや工場事務など)を選択するのもひとつの手です。

また、お仕事を長く続けていくうえでパソコンの知識は深堀りして学んでいく事をオススメします。その人にしか出来ない作業が増え、まわりとの差別化を図っていけます。

まとめ

未経験でも、しっかり準備をすれば採用の可能性が広がります。事務職は、多種多様で求められるスキルも様々ですが、共通してどの企業でも必要なスキルがありました。

また、資格を取得することでステップアップも望めるため、まずはパソコンのスキルチェックから現状を把握しましょう。最短で転職を成功させるためのコツも参考にしてくださいね!

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