事務に向いている人と不向きな人の違いとは?活かせる経験も紹介!

就職活動をする際、業務内容の性質と自身が合っている否かを事前に判断することは難しいですよね。そこで【事務職に10年以上勤務する筆者】が仕事探しのコツを、現場の様子も踏まえ分かりやすくお伝えします。

また、本記事では「向き・不向き」を軸に事務職についてまとめてありますので最後までご覧ください!では、さっそく事務の仕事内容をざっくりお話していきます。

事務の仕事内容

事務の仕事は、社内の業務を円滑に進め様々な角度からサポートしていくのが主な内容です。例えば、書類作成や電話メール応対、データ入力や郵便物整理などがあります。

また事務職といっても一般事務や営業事務、貿易事務や医療事務など種類も多く、それぞれ求められるスキルが変わります。例えば営業事務の場合、お客様や営業マンのサポートをするためメールや電話、対面でのコミュニケーションが特に多い部署になります。貿易事務の場合、国内外との調整業務や専門用語が多いなど、柔軟な対応が必要となります。

このように、配属された部署によりガラリと印象が変わるのも事務職の特徴です。

事務職に向いていない人の特徴は?

お仕事を探すうえで、入社後「こんなはずではなかった…」とならないために業務の特性を知り自身がもつイメージとのギャップを確認していきましょう!

周りが見えていない人

どんな職場にも通じることですが、会社では育った環境や考え方の違う人達が集まりいくつかの業務を進めています。そのため、まずは配属された部署にある文化(雰囲気)を知ることが大切です

もちろん、自身に取り入れたくない文化に出会うこともあります。その時は、上手に精査しながら周りと調和を図っていくことが大切です。

消極的すぎる人

事務職として入社すると、最初は簡単な業務から任されます。例えば、電話や来客応対、コピーや郵便仕分などです。やり方も分からないため対応も消極的になりがちですが、先輩の作業を観察し、メモをするなど自分なりに工夫をしながら積極的に対応をしていきましょう

「間違えたらどうしよう…」とあまり心配しなくても大丈夫です!前向きな姿勢を心がけていると周りも助けてくれますよ。

ビジネスマナーがない人

事務では、社内外問わず人とのコミュニケーションがとても多い部署です。また顔の見えないメールや電話応対もあるため、さらに言葉の使い方が重要になります。お互い、気持ちよく誤解のない伝達を日々行うための基本的なビジネスマナーは必須です。

座り仕事が嫌い

部署にもよりますが、事務は座り作業が1日の中で8割程あるためそれが苦痛な人には難しい環境になります。ただし、事務でも軽作業や外出(銀行、郵便局、買出し)などを業務中に行う企業もあるので、お仕事を決める際は求人内容を詳しく確認することをオススメします。

パソコン作業が嫌い

事務の仕事は、会社にもよりますが1日の大半が自分のデスクにあるパソコンで作業をするため長時間、電子機器に向き合うこととなります。このような過ごし方に、苦痛を感じる人は毎日かなりのストレスを抱えてしまいます。

電話応対が苦痛

社内外問わず、電話の1次受付は事務員で対応することが多いです。電話の相手は様々でクレーム応対や問合せなどありますが、そもそも電話を取ることにかなりの抵抗があると過酷な環境になります。会社にもよりますが、だいたい1日1人あたり5~10件程は電話応対をしています。

事務職に向いている人はどんな人?

事務の仕事が初めてでも、違和感なく溶け込んでいける人がいます。そのような人にはどんな特徴があるのか詳しく見ていきましょう!

周りとの調和が図れる

業務上、チームとしていくつかのテーマに取組むことが多いです。一人で最初から最後まで業務を行うというよりは、例えば1〜5ある工程の中で3だけを任されるなどです。そのため、前後の作業内容を確認し連携をとる場面が非常に多いのも事務の特徴です

コミュニケーションが苦痛でない

事務職は社内外問わず、1次応対の窓口であるため電話やメール、来客応対など予定外なことが多々起きます。また、相手の顔が見えない電話やメールでは特に言葉使いや文書作成など丁寧な対応が求められます。

日々のコミュニケーションが苦でない人は、環境にも早く馴染んでいける傾向があります。

コツコツ作業が好き

普段行う業務の特質上、細かい作業が多くゴールがあるような無いような仕事は、人によっては余り達成感を感じにくいかもしれません。しかし、作業の効率化を図り自分なりに目標を決めコツコツと進めることが好きな人には馴染みやすい職種になります。

タスク作業が得意

普段から複数の案件を抱えることが多いため、急に来客応対や資料作成など依頼が飛んでくることがあります。そのたび、優先順位を判断し作業を進めて行く必要があります。

普段から予定を立て実行することが好きな人や、同時進行で物事を進めていくことが得意な人にはオススメです!

座り仕事が苦にならない

会社にもよりますが、1日の大半がパソコンに向かっての座り作業になります。上手に息抜き(お茶休憩やストレッチ、トイレ休憩など)をして自分なりに楽しみを見つけるのが得意な人には、ストレスなく馴染んでいける環境です。

職種ごとの向き不向き

事務職といっても、いくつか種類があり求められるスキルも変わるため人によっては得意、不得意が顕著に出てしまうことがあります。では詳しく見ていきましょう。

一般・OA事務

多方面から対応を求められるのが一般事務の特徴です。そのため、臨機応変に周囲を見渡しながら優先順位を決め予定を立てることが得意な人には、働きやすい環境です。

反対に、指示が来るのをひたすら待つタイプの人は、環境や業務に慣れるまで時間がかかるかもしれません。自信がなくても積極的に取組んでいきたいですね!

営業事務

営業さんとコミュニケーションを図り、業務をサポートします。部署にもよりますが言葉使いが荒く、事務員さんへの説明が得意でない営業さんに出くわすこともあります。

しかし、普段から人間関係をしっかり構築できていると難しい場面でもスムーズに作業を進めることができます。反対に、「誰も話しかけないでオーラ」を放ち一人で黙々と作業を行ないたい人には馴染みにくい環境です。

医療・介護事務

病院や介護施設を利用する人の、受付対応やレセプト業務(診療報酬明細書作成や介護給付費明細)がメインになるため、計算が得意でフットワークが軽い人は活躍しやすい職場になります。

しかし業務上、幅広い職種の人と接することが多いため一人で落ち着いて業務を進めたい人には向かない可能性が高いです。

事務の再就職に活かせる経験やスキル

今までの経験から、お仕事へ活かせるスキルが既に身についている事が多々あります。詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションスキル

シニアは経験が多いからこそ、話題も豊富で見識もあり世代を問わず対応していけます。このスキルは、どんな仕事にも生かすことができ企業からも大変重宝されます。

また、話しやすい雰囲気を持つことで業務をスムーズに進めていけるため心の安定も不可欠です。いつも不機嫌そうな人より、笑顔な人の方がお互い気持ちよくいられますね!

柔軟な対応

物事を多方面から見れ、効率的に作業を進めるスキルは事務職で活かせる場面が多くあります。作業中、経験が少ないと「こうでなければダメ」と視野が狭く作業も止まりがちです。

しかし、「これがダメなら、こっちのやり方を試してみよう」など柔軟な思考が難局を打開するヒントになります。このような対応力は簡単に身につくものではありません。

パソコンスキルへの好奇心

「事務職=パソコン」のイメージがあり、「高いスキルがないとお仕事では役に立てないのでは…」と思い込みがちですが、そんなことはありません。

例えば販売の経験があれば、パソコンでの在庫管理や電話でお客様からの問合せ対応をしていた経験は事務にも活かせます!事務経験がなくても、事務的作業を販売職でしていたのであれば充分アピールポイントになります。

事務職に向いていない人には、どんな仕事がおすすめ?

ある程度、身体が動かせ体力的にも無理のないお仕事3選をご紹介します。

家事代行・ハウスクリーニング

家事代行とは、家事全般(掃除、洗濯、料理など)を依頼主に代わり行うことです。ハウスクリーニングとは、個人宅や病院、オフィスビルやマンション等の清掃(リビングフロア、トイレなど水回り)を主に行います。特に資格は不要ですが、専門的な清掃技術が身に着くため自身の生活にも活かせます。

また会社にもよりますが、短時間勤務を選択できるなどプライベートとの両立もしやすいです。

マンション管理

マンションを快適に維持するための業務が主となります。例えば、受付(入居者や来訪者の応対)、建物内の点検(破損確認、照明の点検、立会いなど)、施設内の掃除等があります。

特に、資格は不要で未経験からでも積極的に採用をしている企業が多いです。研修制度を設けている会社もあり安心してお仕事を始めていけます。

▼マンション管理の仕事内容や向いている人が気になった方はこちらをチェック!

マンション管理人の仕事はきついの?仕事内容や給与を徹底解説

病院の食事配膳

病院で入院中の患者さんに対し食事の配膳、下膳が主なお仕事です。作業自体は複雑ではなく覚えやすいので未経験からでも始めやすいです。また、同世代が多いため気負わず働けるあたりが安心要素になりますね。

まとめ

適職を探す際、まず「業務と自身の特性」を冷静に観察することが大切です。希望するお仕事内容の情報を、インターネットや職安などで確認することにより理想と現実のギャップを最小減に抑えることができます。

また、自身の特性に合ったお仕事の場合、余計なストレスがなくやりがいや達成感も感じやすくなります。心身ともに健康があってのお仕事です。じっくり、自身と向き合ってみるのも良いですね!

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